在醫院中進行病患照護，會伴隨許多相關文件，例如病歷資料，當災害發生時，醫院員工可能會忙著進行應變，然而，病患照護的相關重要記錄還是需要繼續，例如檢查或處置的適應症或同意書、給藥記錄、手術記錄…等。此外，還有一些因應災害應變而產生的文件或記錄需要完成，用來幫助災害應變時的管理，以及用於災後復原時才能統計災損、檢討應變、保險求償…等。然而，災害或緊急事件發生時，可能因為病患數量太多、想盡快處理完全部病患、設備損壞、使用替代照護場所、或是病患照護地點的移動，使得相關文件記錄常常不完整，例如電子病歷紀錄的使用在沒有網路時無法存取。
為了要節省時間，有些文件記錄可能會以紙本的方式來進行，但是以台灣的醫院來說，大多是使用電子病歷系統，因此，如果要使用紙本來作為文件，要注意醫院的員工是否熟悉這樣紙本文件的使用方式，例如是否會使用手寫的檢驗單開立實驗室檢查、檢驗科在收到這樣的單張後能否進行檢驗、以及在這樣的方式下能否發報告；此外，還需要注意這些手寫的文件在災害應變告一段落時，還要能夠輸入原有的電子資訊系統中。
災害應變時，病患的位置可能會移動，病歷資料需要跟著病患一起移動，如果是紙本的病歷，需要注意文件的保管與完整性，如果是電子病歷，也需要考慮當病患移動到其他地點、或是由其他人員照護時，是否還能存取這些電子病歷，例如病患因災害疏散到停車場或馬路上，就要注意該地點的網路或設備能否使用相關資料。當病患需要疏散到其他醫院時，也需要考慮在救護車上與接收病患的醫院能否獲取紙本或電子病歷內的資料。
病患移動照護地點後，提供照護的人員可能會改變，例如加護病房的病患疏散到急診，暫時由急診的醫護人員照護，這種情況下，要考慮是否能夠持續記錄，因為不同單位的所用的電子作業系統可能不同，此外，還要考慮操作權限的問題，例如病房、開刀房、急診等單位的系統可能不同，不同單位的工作人員不一定能夠操作。
文件與記錄對於醫院的運作而言是非常重要的一環，醫院需要在災害發生前，先規劃如何在災害應變時持續記錄與管理文件，包括規劃使用紙本作為備用的記錄方式、相關記錄隨著病患移動的方式，並將這些規劃說明於緊急應變計畫中，才能使員工了解如何在災害時持續這個重要的工作。
參考資料：
1. Tangredi, E., J.C.R. Staff, and J.C.R. Inc., Emergency Management in Health Care: An All-hazards Approach. 2016: Joint Commission Resources.
2. Zoraster, R. M., & Burkle, C. M. (2013). Disaster documentation for the clinician. Disaster medicine and public health preparedness, 7(4), 354–360. https://doi.org/10.1017/dmp.2013.76
作者：台大醫院周維國醫師
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