好的演習需要經過設計與規劃，才能發揮效果。除了這些演習前的設計與規劃，在演習正式進行前，還有一些準備事項，來幫助這個演習更加完善。依照時間的順序，可以分為『演習開始的前幾天』、『演習的前一天』、『演習當天』三個階段：
演習開始的前幾天
對於演習工作人員，特別是評估者、控制者/輔助者、模擬者，如果這些工作人員不是演習設計團隊成員，或是距離上次開會已經一段時間，可以在演習前幾天提醒工作人員演習的程序、目的與目標，或是針對工作人員進行訓練，讓工作人員充分熟悉其任務，並進行必要的演練。
此外，由於災害發生以及實際應變的稀少性，參演者在演習前也可以接受訓練。在台灣的演習中，很多機構會有『預演』的安排，以期在演習時達到好的表現，然而，如果把演習中預設的狀況（inject）預先告訴參演者，甚至直接照劇本操作一遍，那就失去了演習真正的意義，反而浪費了兩次的機會。在這個時段中，參演者由於即將參與演習，對訓練的接受度以及訓練的效果都會提高，這時可以考慮的訓練，包括：
- 個人在應變團隊中負責的角色與工作
- 指揮中心/指揮體系/應變中心的運作
- 演習/應變會使用到的表單
- 資訊的收集與整理
- 演習/應變中會進行的會議、簡報、討論的方式
演習的前一天
由於隔天就要進行演習，演習的工作人員在演習的前一天需要再確認一次演習用的東西都有準備好，畢竟百密皆有可能一疏，有些東西可能會忘了準備或是沒帶到。在這個時候可以再確認的項目包括：
- 演習的流程、時間順序、關鍵狀況（inject）
- 演習的支援準備，例如食物、飲料、交通…等
- 演習用的文件是否都有印好、內容是否正確
另外，如果場地允許，可以在演習前一天先進行場地佈置，這樣做的好處是避免演習當天才發現問題而導致慌亂。可以先行佈置的項目包括：
- 影音設備，例如電腦、投影機、音響、麥克風
- 簽到桌
- 報到與進入演習場地的動線
- 演習地點的指示牌
如果演習是在會議空間進行，可以先安排好參與人員的座位與桌牌，準備好演習中參演者會使用的到文具與設備，例如麥克筆、白板、膠帶、壁報紙…等，以及參演者會使用到的通訊設備，例如桌機。如果演習的場地會使用到平時運作時會用到的空間，例如病房、急診、開刀房…等，在狀況允許下，可以先行調整動線與病患的床位，以減少演習對日常業務的衝擊。如果演習的場地會使用到室外的空間，例如停車場、公園、草地…等，可以在前一天先確認場地是否有積水、附近廁所能否使用、基礎設施（例如水電）是否正常運作、演習空間與動線是否被佔用、停車空間是否已備妥。
演習當天
演習的工作人員需要在演習開始前先到達演習地點，可以的話盡量在開始前一小時，如果臨時發現問題的話，才有一些時間可以解決。確認所有演習工作人員都有到達，如果臨時有人缺席，盡快進行補救措施。演習工作人員之間需要先對時，確保大家的時間是一樣的。還需要確認工作人員之間的通訊，例如通訊軟體或無線電頻道。演習支援人員需要提早開始參演者報到的程序，演習輔助者、控制者、評估者、以及觀察者可以先就位。
即使演習的設計和規劃都已完成，越大規模的演習，例如很多人參加的桌上模擬演習、或是全面性演習，越有出錯的機會，演習開始前的準備越是重要。為了讓精心設計的演習能充分發揮效果，演習設計與執行團隊在演習開始前的這段時間中，需要特別留心這些準備事項。
1. 『人』出狀況：
演習中的『人』，可以再分成參演者和演習工作人員兩個方面。
參演者可能出現人員臨時的減少，例如參演者臨時被叫去開會。如果缺少的參演者角色是會影響到部份決策，則可以看現場是否有參演者可能擔任該職位的代理人，例如院長臨時無法參演，由副院長代理。在討論型演習中，可以請現場的其他參演者討論該狀況、將過少的參演者合併為一組來討論、或是將演習設計中較不重要的inject（註）刪減或合併，給予有參演的參演者對應的inject。如過實在無參演者可以討論，則需要特別標注該議題，留至下次演習中再來演練。在Plan B的部分，需要在演習前先規劃好各inject的重要性，並告知演習輔助者，以便能臨時調整。對於操作型的演習而言，在不影響演習範疇與目標的前提下，可以將人數的減少設計為一個contingency inject，用來讓參演者演練這時的狀況該怎麼辦。
參演者的人數也可能會臨時增加，例如臨時被長官指派來參加。在討論型演習中，如果增加的參演者為同一單位，或同一工作類型，例如都是急診部的同仁、或者都是護理長，可以將這些參演者加以分組，例如急診A組和急診B組，給予相同的討論題目。如果參演者來自多個單位，可以將一個inject依照參演人員的屬性，拆成多個inject，讓增加的參演者依照其所負責的部分進行討論，例如原本預設給病房人員討論的火災演習，增加了工務、總務、秘書室…等人員參演，可以請這些人員討論他們在這個inject中負責的應變工作，並請這些不同單位的參演者彼此協調應變工作。如果是操作型的演習，增加的參演者，可以一部分轉為觀摩者或是演習記錄者，換個角度來參與演習。如果時間和資源允許，也可以考慮將演習拆成兩個場次來進行，讓所有參演者都有機會演練。
還有一種可能性是參演者臨時更換，例如原本預定由A主任參演，臨時換成B主任。臨時替換的人員可能未曾參與過演習的協調、沒有經過演習前的訓練、或是不了解演習設計的用意或進行的規則。面對這樣的狀況，演習規劃團隊可以在演習前先準備好一份快速參考資料，將演習計畫書等文件的重點濃縮於其中，讓臨時參演的人員能較快速進入狀況。
在演習工作人員方面，包括演習輔助者、控制者、評估者、模擬者，可能因為突然的狀況而無法出席，導致人員減少，例如生病或意外。如果缺少的是評估者，而演習原本就規劃有觀摩者或演習的紀錄人員，且具備相關的經驗與能力，可以由這些人員來轉任為評估者；討論型的演習中，可以由輔助者來兼任評估者的工作；操作型演習中，控制者較難兼任其他工作，可以將一部分記錄與評估的工作，轉交給模擬者負責。如果缺少的是控制者、輔助者、模擬者，可以考慮減少編制，例如將3個輔助者的工作分給2個輔助者，但是相對的，需要將場地和進行的方式配合人數連帶調整。規劃團隊需要先準備臨時訓練所有工作人員的工具或文件。
2. 『事』出狀況
演習中可能臨時發生安全方面的問題或是突發的意外，例如演習場地失火或停電，或是參與人員在演習中受傷或生病。在演習前要先準備相關的規範，一旦發生嚴重的事件如何中止演習。此外，還需要規劃好作業程序，當有人發生意外時如何給予急救與送醫。
3. 『時』出狀況
演習時間的臨時變動，比較常見的是演習被延遲，例如長官致詞時間太久，或是有人遲到導致演習延後開始。如果演習的時間很有限，可以減少較不重要的inject，或將inject合併。在討論型的演習中，輔助者可以調快演習進行的節奏，例如縮短討論的時間。演習前的準備上，除了先規劃好各inject的重要性外，還需要訓練輔助者如何帶領演習。
4. 『地』出狀況
即使已經在事前確認過，場地也可能發生狀況，特別是演習的場地不是演習辦理單位常規使用的。舉例來說，醫院的會議室比較不容易出狀況，但是在野外進行的操作型演習的變數就比較大。討論型演習的室內場地，可能出現無法停車、投影機故障…等狀況，可以在演習前預先準備好替代的方案，例如先找好附近的停車空間、將討論用的題目先列印出來…等。操作型演習如果是在室外進行，則可能發生場地積水、天氣不良、廁所故障…等狀況，除了替代方案外，在不影響演習的範疇與目標的前提下，可以將這些狀況轉換為演習的inject，用來讓參演者演練如何應變。
5. 『物』出狀況
越複雜的演習，所需的物品通常就越多，也越有可能缺失或遺漏，例如東西少帶、文件沒有印到、設備突然故障…等。如果是演習工作人員所需使用的物品，在演習前對於重要物品需要準備備用措施，例如音響不能用時要有大聲公、無線電數量要多帶。如果是參演者的物品，例如演習中需要使用的醫藥材少帶了一半，在不影響演習的範疇與目標的前提下，也可以修改inject或情境，例如『現場人員發現應變物資有一半泡水、無法使用』，來讓參演者應變。
透過演習前的準備工作，希望能盡量預防這些狀況的發生。然而，演習中會出現什麼狀況，有時候是很難完全預料的。無論面臨何種狀況，對於演習規劃與帶領團隊來說，在演習前的準備與演習中的應變時，其原則都是回歸到『為何要舉辦這場演習』，也就是演習的範疇與目標，讓演習能夠發揮其效果。
註：
『Inject』指的是演習中設計給參演者的各種狀況題。本文中為了與演習進行時發生的狀況混淆，特別使用英文加以區別。
參考資料：
1. Regina Phelps (2010). Emergency Management Exercises: From Response to Recovery: Everything you need to know to design a great exercise (1st ed.). Chandi Media.
2. Homeland Security Exercise and Evaluation Program (https://www.fema.gov/....../national....../exercises/hseep)
作者：周維國（台灣緊急應變管理協會理事長、台大醫院急診部主治醫師）
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