演習規劃會議

 

越是大規模的演習，就越有各方面不同的考量，特別是有許多單位共同舉辦的演習，因為大家的考量與利害關係不同。因此，需要安排相關的會議進行討論與協調，讓演習規劃與設計能夠順利進行。

不同規模的演習所需要的會議次數不同，越大規模的演習所需的會議次數通常越多。一般來說，演習規劃會議大致上可以分成初期、中期、後期，各時期所需要討論與產出的項目不同。

規劃初期：

1. 演習的規模（scope）與目標（objective）：這兩個項目是演習規劃與設計的基礎，需要在規劃之初就確認。包括演習的基本資訊、時間、地點、參演者、預計要測試的核心能力…等。

2. 演習概念與進程：需要設計團隊先確定這個演習大致的方向是什麼，以及演習進行的大致過程，例如桌上模擬演習中大致上各時段要討論哪些議題。

3. 演習設計團隊與會議時程：確認團隊中有哪些人，以及各自負責的工作為何。預計在整個規劃的過程中舉行幾次會議，以及會議預計舉辦的時間。

4. 領域專家：在設計特殊主題的演習時，如果有需要，可以規劃該領域的專家作為諮詢的對象。例如疫災演習設計時諮詢感染科醫師。

5. 演習相關文件的草擬：演習中會使用到的文件，包括演習計畫書，在規劃初期需要先有初步的草稿，以利後續規劃的推動。

6. 演習的後勤初步規劃。

規劃中期：

1. 演習中的場景（scenario）、事件（event）與狀況（inject）：根據規劃初期的討論結果，進一步設計演習中更為細節、能夠達到演習目標的場景、事件、狀況。這些項目在會議中討論時，要確認設計的內容合理，也要確認各種事件與狀況在時間與空間上的規劃，特別是當演習中牽涉多個團隊成員分別設計時。在較大規模的操作型演習設計時，會需要在這個時期中討論並完成主要場景事件清單（Master Scenario Events List, MSEL）。

2. 演習的場地與後勤規劃：隨著場景、事件、狀況的設計，對於演習場地與後勤支援的需求會更加確定，在會議中也需要逐步完成這些規劃。

3. 演習文件：包括演習計畫書的完成，以及規劃更細節的演習文件，例如控制者手冊、演習評估表單。

規劃後期：

1. 回顧所有設計的場景、事件、狀況是否合理與足夠。

2. 確認所有規劃皆已完成，包括文件與後勤。

3. 與演習規劃團隊確認演習當天的進程。

4. 如果團隊在演習進行時會擔任模擬或控制的工作，在會議中進行這部分的討論或安排相關訓練。

大致上來說，演習規劃會議的進行，在初期決定大方向，中期確定細節，後期則完成所有設計。

。會議與會議的間隔時間並沒有一定，要注意的是不要間隔太久以至於團隊失去動力，但也需要有一定的時間讓團隊成員完成其工作。設計團隊的主持者，要在會議與會議之間監控各項工作的進行。

另外需要注意，每個會議都需要訂有明確的議程、時間表、預期會議的成果，才能提高會議的效率。會議中也需要確認每個團隊成員的工作維和與工作進度，並且確保設計出來的演習能夠執行、有配套的後勤支援。每個會議結束後，需訂定各項指派的工作。

演習的規劃會議，可以作為演習規劃與設計過程的里程碑。整個會議進行的過程，像是演習設計過程的放大與完整版，透過一次次的會議，讓演習相關的利害關係人與設計團隊聚焦並朝向同一個方向前進，讓演習的模樣逐步成形，並且符合舉辦方與設計團隊的需求，才能讓演習能順利進行。

參考資料：

1. Regina Phelps (2010). Emergency Management Exercises: From Response to Recovery: Everything you need to know to design a great exercise (1st ed.). Chandi Media.

2. Homeland Security Exercise and Evaluation Program (https://www.fema.gov/....../national....../exercises/hseep)

作者：周維國（台灣緊急應變管理協會理事長、台大醫院急診部主治醫師）

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