在事件應變時，除了負責的團隊外，還有與事件相關的外部單位或是利害關係人，這些單位並不是主要負責事件的應變，但是可能會有各自的考量、資訊上的需求，或是能夠提供相關的支援。在事件指揮體系（Incident Command System）中負責處理這些外部單位或是利害關係人的人員，即為指揮階層（Command staff）中的聯絡官（Liaison officer）。
聯絡官作為應變組織與外部單位間聯繫的橋樑，代表指揮官和應變團隊與外部單位進行聯絡與協作。以台灣醫院緊急應變時常用的HICS（Hospital Incident Command System）為例，聯絡官的任務即為代表醫院，來與外部的單位聯絡，例如衛生、消防、執法單位…等。
對於這些外部單位或利害關係人而言，有想傳遞的訊息或需要知道的情報，其對口的人員即為聯絡官。這些單位之間的考量或需求可能不同，在應變團隊的層面上，可以透過聯絡官來進行整合。對於應變團隊而言，聯絡官作為指揮階層的一員，可以分攤指揮官在對外聯繫這方面的工作，應變團隊也是透過聯絡官，將其應變中的資訊傳遞給外部單位。
在事件應變的過程中，聯絡官需要了解外部單位的需求與考量，透過事件行動規劃（Incident action planning）中的會議，向應變組織內傳達這些外部單位與利害關係人的考量、顧慮、需求，也可以將外部單位能夠提供的支援與協助引入應變中，來協助這些外部單位達到其目標。此外，聯絡官也需要了解應變組織內的狀況與應變的狀態，將事件應變的資訊與更新，提供給外部單位與利害關係人。如果有外部長官的或VIP需要規劃參訪，也可以透過聯絡官來處理。
聯絡官工作的進行，主要是透過各種工具和管道來進行溝通。在選擇聯絡官時，其人選需要具備一定的應變組織的代表性、良好的溝通技巧、以及能與外部單位建立關係與了解。應變組織也應該提供聯絡官各種通訊用的工具，例如空間、電話、網路、傳真…等。聯絡官也可以啟用一定數量的助理，來幫助其完成工作。
當聯絡官這個職位被啟動時，需要先向指揮官了解相關訊息，包括事件目前狀態、有哪些外部單位可能與此事件相關、目前對外聯絡狀態、外部單位/利害關係人的聯絡窗口、事件應變的目標與限制、應變組織架構、預估事件應變的時長、應變週期（Operational period）…等。由此來展開聯絡官的工作。如果是醫院並且使用HICS，還可以參考聯絡官的任務卡。
如果一個應變團隊中已有指定的聯絡官，例如醫院、護理之家、災難醫療救護隊，可以在緊急事件發生前，與應變可能有關的外部單位與利害關係人建立聯繫，並參與相關訓練與演習，當緊急事件發生時，才能更好的進入狀況、發揮功能。
參考資料：
1. Tim Deal, Beyond Initial Response: Using the National Incident Management System's Incident Command System. 2010, Authorhouse.
2. Hospital Incident Command System Guidebook, 5th Ed., 2014
作者：周維國（台灣緊急應變管理協會理事長、台大醫院急診部主治醫師）
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